In una situazione di emergenza, non importa se avete fornito ai dipendenti gli smartphone più moderni e i laptop più veloci, o se mettete a disposizione una connessione in fibra ottica da vari gigabit per lavorare a domicilio. Se un impiegato dimentica la password di accesso alla VPN il flusso di lavoro si blocca, nonostante le migliori tecnologie del mondo.

Proprio per questo, i piani di continuità operativa con le disposizioni relative alla capacità, alla sicurezza e agli strumenti di accesso necessari ai dipendenti per lavorare da remoto devono tenere adeguatamente conto di un altro elemento critico: i dipendenti stessi.

In un piano di continuità si corre il rischio di concentrarsi completamente sulla tecnologia, ma non è possibile concretizzare tutto il potenziale del piano senza fornire ai dipendenti il giusto livello di istruzione e formazione, strumenti di collaborazione e canali di comunicazione privilegiati con l’help desk, sia per i lavoratori alle prime armi che per quelli più esperti.

Quella che doveva essere una misura a breve termine sta già cominciando ad assumere tutte le caratteristiche di una soluzione a lungo termine, come la maggior parte delle aziende aveva previsto fin dall’inizio. E quindi, che abbiate l’esigenza di espandere la forza lavoro remota o di rivedere il vostro programma, potete migliorare il ritorno sull’investimento concentrandovi su tre priorità principali che aiuteranno i dipendenti remoti a lavorare più agevolmente, anche nel caos di una situazione di crisi.

Fornire le indicazioni giuste per lavorare in modo produttivo. Per i dipendenti che lavorano da remoto, il problema principale è senza dubbio costituito dalla mancanza di formazione e dall’assenza di un manuale di istruzioni da seguire. L’azienda deve adottare un approccio multicanale che tenga conto dei vari stili di apprendimento e dei diversi livelli di preparazione tecnica dei dipendenti.

Le informazioni devono essere fornite tramite vari canali, come messaggi e-mail indirizzati a specifici gruppi, reparti o team, collegamenti a domande frequenti che i lavoratori possono consultare per cercare informazioni quando necessario, opuscoli fisici o PDF che i lavoratori possono stampare e tenere a portata di mano, in cucina o sulla scrivania. I documenti di formazione devono contenere informazioni cruciali per consentire ai dipendenti di continuare a svolgere il proprio lavoro e risolvere i problemi tipici dello smartworking, come suggerimenti per evitare distrazioni, aumentare l’efficienza dell’ufficio domestico e così via.

Offrire ai dipendenti occasioni per imparare come collaborare a distanza. Se i dipendenti erano abituati a lavorare a contatto diretto con gli altri membri del proprio team, una volta separati possono sentirsi persi. L’azienda deve pertanto predisporre sistemi di videoconferenza e altre piattaforme di collaborazione, affinché possano mantenersi in contatto, come Microsoft Teams, Skype, Zoom e Slack, che sono quelle più diffuse.

Ma la fornitura degli strumenti è solo l’inizio, perché quello che conta veramente è il loro utilizzo in modo regolare. I responsabili possono adottare misure straordinarie per contattare quotidianamente i dipendenti e organizzare tutte le riunioni remote necessarie affinché tutti si sentano coinvolti, riescano a lavorare in modo produttivo e rimangano sincronizzati con gli altri membri del team. A livello dirigenziale, il Chief Executive Officer dovrebbe inviare aggiornamenti globali alla forza lavoro, allo scopo di fornire una singola fonte attendibile per mantenersi informati sugli ultimi sviluppi e rassicurare i lavoratori in questo periodo di grande ansietà. I dipendenti devono anche ricevere indicazioni e formazione ottimali su come interagire con partner e clienti esterni.

È arrivato il momento di sfruttare l’esperienza dei dipendenti che lavorano a distanza ormai da anni, invitando i veterani del lavoro remoto a offrire consigli e best practice a quelli che invece si ritrovano improvvisamente confinati in un ufficio domestico.

Ottimizzare le risorse di supporto. A seconda dei casi, i lavoratori possono ritrovarsi a utilizzare dispositivi che non conoscono, devono connettersi a una complicata VPN, possono avere l’esigenza di collaborare con i colleghi tramite una piattaforma di videoconferenza che richiede una notevole larghezza di banda e crea notevoli problemi tecnici, oppure tutte queste cose messe insieme.

Ma certamente il vostro team di supporto IT deve essere pronto a gestire una vera e propria tempesta di richieste di supporto, pertanto cercate di offrire canali diversi, per consentire ai dipendenti di ottenere assistenza nella modalità più adatta a loro. Ogni canale di supporto offre vantaggi unici, che si tratti di una chiamata telefonica, di una conversazione via chat, di un’interazione in prima persona, quando il tecnico dell’help desk si reca da un lavoratore remoto per risolvere un problema, oppure di un intervento remoto in cui il team di supporto assume il controllo fisico del dispositivo per risolvere il problema.

In teoria, il piano di emergenza dovrebbe fornire servizi di analisi proattiva e predittiva, al fine di correggere gli errori prima ancora che gli utenti si accorgano di avere un problema.

I programmi di continuità operativa devono riuscire a coniugare gli aspetti umani del lavoro remoto con quelli tecnologici, permettendo di dare vita a un approccio unificato ed esaustivo che garantisca il coinvolgimento, la produttività e la sicurezza dei dipendenti.