La Robotic Process Automation (RPA) affronta l’enorme sfida della replica delle azioni umane nel mondo degli affari. Risulta molto utile in attività ripetitive in cui le persone sono costrette a interfacciarsi con robot per risolvere più volte dei compiti alquanto semplici. Viene spesso applicata al mondo del software e utilizzata, ad esempio, per eseguire l’immissione di dati in un sistema SAP o un processo end-to-end completo, il che risulta essere di grande sollievo per i loro operatori. Ma il suo possibile utilizzo è pressoché infinito e può apportare una notevole riduzione dei costi nelle più grandi compagnie del pianeta. Ovviamente, bisognerebbe prima definire quali attività potrebbero essere automatizzate secondo questo tipo di processi.

Il grande contributo della RPA è che sfida le forme tradizionali di integrazione software, basate storicamente sull’API (Application Programming Interface). Cioè, forme di comunicazione machine-to-machine, costruite su livelli di dati che operano al di sotto dell’interfaccia utente.

Nell’automazione robotica, ogni sua istanza ha una propria workstation virtuale, proprio come un dipendente umano, tranne per il fatto che il robot esegue controlli o azioni in un ambiente virtuale, senza la necessità di uno schermo fisico per poter funzionare.

La scalabilità di soluzioni moderne basate su architetture come queste, deve molto del suo successo alla tecnologia di virtualizzazione, senza la quale rimarrebbe limitata dalla capacità disponibile dell’hardware fisico e dai costi associati. Solamente per questo motivo, l’attuazione dell’RPA nelle società commerciali ha fornito una drastica riduzione di questa linea di bilancio, che costituisce un grande incentivo.

RPA vs. Automazione tradizionale

I robot software interpretano l’interfaccia utente di applicazioni di terze parti e sono configurati per eseguire operazioni identiche a quelle di un utente umano. Vengono addestrati per utilizzare passaggi dimostrativi, anziché essere programmati usando istruzioni basate su codici.

Questo concetto è molto importante, poichè l’intenzione non è quella di fornire un’ulteriore piattaforma di codifica per gli utenti IT (che dispongono già di programmi software e middleware). Piuttosto, si tratta di ottenere agilità e capacità di configurazione da parte di utenti non tecnici, nei rispettivi dipartimenti.

Il paradigma, in sintesi, è che un robot software si comporti come un dipendente virtuale, che potrà essere “addestrato” rapidamente da un utente aziendale, in modo intuitivo e simile a come sia stato formato precedentemente. Il vantaggio di questo approccio è duplice; innanzitutto, consente ai dipartimenti operativi di provvedere da soli. In secondo luogo, rilascia competenze limitate e di grande valore per professionisti IT, per concentrarsi su implementazioni meramente strategiche, come ERP o BPM.

Come accade per molte nuove tecnologie, l’incorporazione di RPA nelle aziende richiede un investimento di tempo e risorse, nonché un impegno per favorire il cambiamento. Una volta presa una decisione, la fase successiva del viaggio è scegliere i processi più appropriati da automatizzare, in base al potenziale a disposizione per aggiungere valore all’azienda.

La decisione più difficile in RPA è scegliere con quale procedura iniziare questo iter di trasformazione. Ad esempio, bisogna prima affrontare i processi semplici o quelli più complessi? Ogni opzione ha i suoi punti contro e a favore.

Iniziare ad automatizzare processi semplici significa che i risultati arriveranno prima, ma avranno un impatto limitato sulle operazioni dell’azienda, in termini di risparmio sia di tempo che di denaro. Quando si scelgono processi complessi e critici per la compagnia, il ROI ottenuto sarà maggiore, ma anche il tempo e gli sforzi dedicati aumenteranno in modo significativo. Quindi da dove iniziare?

La prima regola fondamentale che gli esperti raccomandano di seguire è che tutti i processi automatizzati, prima del loro avvio, siano basati su regole e definizioni. In generale, saranno applicati a compiti noiosi e ripetitivi, quasi sempre legati a risorse umane, processi finanziari e contabili, servizi e operazioni IT, che non forniranno un valore eccessivo.

Una buona prassi per effettuare questa valutazione iniziale è quella di creare una matrice per determinare il potenziale di automazione dei processi, una sorta di dashboard che consenta il monitoraggio e la visibilità dello sforzo di automazione compiuto.

È inoltre consigliabile valutare e analizzare ogni processo in base a 3 criteri, il fattore umano (di quanto tempo i dipendenti hanno bisogno per svolgere l’attività), la complessità (i processi più complicati sono quelli che riportano maggiori benefici se vengono automatizzati, anche se richiedono molto più tempo) e stabilità (un andamento che varia frequentemente o subisce cambiamenti significativi, non si presta all’automazione).

La scelta dei processi per automatizzare correttamente è quindi la chiave dell’esito.  Meglio ciascuno di essi viene compreso, prima può essere creato lo scenario di automazione ideale.