Il fatto che la tecnologia collaborativa necessaria per poter lavorare da remoto sia sorprendentemente pronta per andare in scena, risulta essere una boccata d’aria fresca durante questa pandemia di coronavirus (COVID-19).

A molte persone è stato infatti chiesto, per arginare la curva di diffusione della malattia, di lavorare da casa e, fortunatamente, per molti questa soluzione risulta possibile perché i tool e le applicazioni di cui hanno bisogno non risultano più essere nuovi o sconosciuti. Di fatto, software e servizi come Microsoft Teams, Zoom Room, Basecamp, Asana, Slack e Google Meet sono diventati strumenti familiari, fornendo a milioni di persone la sicurezza dello smart working.

Detto questo, il passaggio ad una nuova forza lavoro “da remoto” non è così semplice come sembra. Esistono infatti varie sfide da superare, e le conseguenze possono essere gravi se i problemi vengono gestiti in maniera errata. Quando ciò accade, lavorare da casa può portare a un crollo della produttività, a progetti interrotti, a scadenze non rispettate e molto altro ancora.

Tuttavia, non deve per forza andare così. La nostra ricerca indica chiaramente che le compagnie possono aumentare le loro possibilità di riconfigurare con successo questo nuovo spazio di lavoro collaborativo seguendo queste quattro best practices:

Creare cameratismo: è fondamentale trovare il modo di replicare quelle che chiamiamo conversazioni da pausa caffè. Si tratta di microinterazioni informali, come quelle che le persone potrebbero avere, appunto, al bar. Risultano utili per creare fiducia tra colleghi, grazie alla quale i dipendenti potranno fare affidamento gli uni sugli altri in momenti problematici o di conflitto.

Una tecnica per costruire il cameratismo, come evidenziato dalla nostra ricerca, prevede di mettere esplicitamente da parte del tempo all’inizio o alla fine di una riunione per il riscaldamento o il raffreddamento delle chat al di fuori del business formale. Un’altra tecnica prevede che la compagnia organizzi orari virtuali in cui prendere il caffè durante la settimana. In questi momenti, i membri del team sosterranno conversazioni informali, sia a livello di gruppo che di singolo individuo. Un’altra tecnica è introdurre giochi, quiz, premi di squadra e così via, il tutto per aiutare a creare un senso di spirito di squadra condiviso.

Ottimizzare la connessione più debole: questa strategia, spesso raccomandata dai sostenitori dell’accessibilità-inclusione, è nota come effetto di riduzione. Fondamentalmente, significa che ottimizzando e facendo crescere il tuo membro più vulnerabile del team, si finisce per avvantaggiare tutti. Ciò probabilmente significherà introdurre nuove tecniche. Ad esempio, se una persona partecipa a una riunione, allora tutti, compresi i membri del team in loco, si collegheranno. In questo modo, nessuno avrebbe il vantaggio della vicinanza fisica per vedere uno schermo o parlare al turno successivo prevaricando gli altri. Questo è un modo efficace per mitigare alcune delle disparità comunicative all’interno di una squadra.

Costruire la fiducia: alcuni team dovranno fidarsi dei propri dipendenti remoti. I loro membri infatti, potrebbero essere più abituati alla gestione della presenza che alla gestione delle prestazioni. Cioè, pensano che, poiché il capo può vederli, sa che stanno lavorando. Ma se lavori in remoto, il capo non può vederti. Quindi, come si dimostra il valore che si sta apportando?

Una risposta comune ma errata è inviare raffiche di e-mail di risposta a tutti, credendo che ciò dimostrerà che si sta lavorando sodo, mentre altri risponderanno ad ogni singolo messaggio nel sistema di chat aziendale. Entrambi sono esempi di ciò che chiamiamo “presentismo”, l’idea errata che l’aspetto del lavoro risulti più importante dei risultati reali che un membro del team è stato invitato a raggiungere.

La soluzione: trovare una via di mezzo. I manager dovranno avere fiducia nel fatto che tutti i membri del team stiano facendo il proprio lavoro, anche se non possono essere monitorati tutto il giorno. Questo è anche il punto in cui la fiducia accumulata nelle citate conversazioni durante le pause caffè si rivela essere un prezioso alleato. Ma anche i dipendenti dovranno fare uno sforzo speciale, ovvero fare più working out loud: i manager non leggono nel pensiero, quindi i lavoratori dovranno condividere sfide, grandi vittorie, aggiornamenti di progetti e altro ancora. Trovare una frequenza appropriata è fondamentale; i colleghi travolgenti con troppe notizie possono infatti risultare negativi tanto quanto quelli che non comunicano assolutamente nulla.

Investire in attrezzature di alta qualità: in uno dei nostri casi studio risulta che, un team di persone suddivise tra chi lavora in ufficio e chi da remoto, in due paesi e con due lingue diverse, abbia trovato difficoltà a comunicare efficacemente nelle riunioni perché la qualità del suono delle loro attrezzature era scarsa. Sorprendentemente, un gruppo linguistico si è lamentato non per proprio conto, ma per quello dei loro lontani e sofferenti colleghi. Dimostrando che volevano migliorare la comunicazione e la partecipazione per tutti, sono stati in grado di convincere il team dirigente a investire in cuffie e microfoni di migliore qualità, per la sala riunioni. Attrezzature di alto livello infatti, non solo facilitano la collaborazione dei membri remoti del team, ma ne promuovono anche la fiducia.

Le prossime settimane e mesi saranno senza dubbio difficili e cruciali allo stesso tempo. Ma le organizzazioni possono sicuramente aiutare a limitare la diffusione del coronavirus facendo lavorare più membri del team da casa, utilizzando la tecnologia di collaborazione. E seguendo queste quattro migliori pratiche, i team di smart working potranno rendere questa transizione un vero e proprio successo.