Le aziende dovrebbero utilizzare nel proprio digital workplace le stesse strategie e tecniche di app e social network per fornire ai propri dipendenti informazioni rilevanti, stimoli e gratificazioni.

L’11 settembre 2001, il crollo delle Twin Towers trascinò con sé la bolla finanziaria delle “dotcom”, e con essa la startup a cui avevo aderito un paio di mesi prima, che vide sfumare nel giro di pochi giorni la promessa di un finanziamento multimiliardario dato ormai per certo (miliardi di Lire, le ricordate?).

Negli anni seguenti ho fatto il freelance, ma avevo un cliente principale per il quale dirigevo una rivista quindicinale, lavorando per il novanta percento del tempo da casa. Con una delle prime connessioni in fibra ottica di Milano, un server ftp, un canale IRC (come la Lira, era ancora in voga) e centinaia di documenti scambiati via email, coordinavo una dozzina di collaboratori. Ogni due settimane circa passavo in sede per riunioni con l’editore e per comporre insieme al grafico la copertina e gli articoli principali.

Quella redazione viveva e lavorava unicamente in spazi digitali. Si può dire che questo fosse un “digital workplace” come lo intendiamo oggi? Neanche per idea!

Usare strumenti digitali non è sufficiente

Tralasciando il fatto che gli strumenti erano veramente rudimentali rispetto ai tool di collaborazione, comunicazione, condivisione delle informazioni e social network aziendali odierni, il modello aveva un limite fondamentale: quello era il “mio” digital workplace, e non quello dell’editore, che nulla sapeva di quel che avveniva dentro quegli spazi. Non che non gli avessi dato accesso: semplicemente, non interessava.

Il resto dell’azienda continuava a viaggiare sui suoi binari e con i suoi tradizionali flussi di lavoro. In un dato momento, testi e delle immagini comparivano su un loro server e venivano messi in pagina da un grafico. Qualche giorno dopo gli impaginati erano corretti e pronti per la stampa.

Un digital workplace che si possa realmente definire tale, deve compenetrare l’azienda, coinvolgendo tutte le funzioni e le divisioni interessate dai flussi di lavoro, e funzionare in modo bidirezionale rendendo disponibili in forma digitale a chi lavora in remoto tutte le informazioni rilevanti generate internamente (per esempio, condividendo video e appunti delle riunioni, magari presi su una lavagna digitale).

Se si pensa però che il tutto debba essere finalizzato ad abilitare il lavoro da remoto, si stanno perdendo di vista metà dei benefici della digitalizzazione del posto di lavoro.

La partita si gioca sul terreno dell’engagement

Nonostante ci siano molte evidenze di come il lavoro a distanza aumenti non solo la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti (i dipendenti UPS che lavorano da casa hanno aumentato la propria soddisfazione dell’86%), ma anche la produttività (17%, gli stessi telelavoratori UPS), al vertice delle aziende sono ancora in molti a pensare che lo smart working sia solo un modo per permettere ai dipendenti lazzaroni di fare quel che vogliono.

Se siete tra questi, ho una notizia per voi: un dipendente con poca voglia di lavorare, si sta già facendo tranquillamente gli affari suoi seduto alla scrivania per otto ore. Anche perché le sue attività di intrattenimento, informazione, svago e comunicazione sono già digitalizzate e richiamano la sua attenzione raggiungendolo con una nuova notifica sul cellulare ogni 10 minuti circa.

Secondo l’Employee Engagement Survey di Gallup del 2015, solo il 15% della forza lavoro è coinvolta in modo soddisfacente per gli obiettivi di business, ed esiste un altro 15% di persone  che non solo non sono  per niente coinvolte, ma che addirittura minano il lavoro fatto dagli altri. Questo in Italia? No: nell’efficientissima Germania.

Il 70% dei dipendenti che sta nel mezzo è il campo in cui si gioca la partita della produttività, che per alcune aziende si traduce in: sopravvivenza.

Facebook, Spotify, Instagram, Candy Crush e Netflix usano sistemi di intelligenza artificiale per assicurarsi che le loro notifiche siano sempre più efficaci nel trascinare gli utenti verso le proprie applicazioni, dove saranno trattenuti grazie a interfacce piacevoli e accoglienti, contenuti personalizzati ritagliati sui propri interessi, stimoli continui e “ricompense” gratificanti. Un ambiente digitale che offre un’esperienza d’uso soddisfacente. Le aziende devono utilizzare le stesse tecniche, gli stessi strumenti e strategie per riconquistare i propri dipendenti.

Spiacente: per realizzare tutto ciò non vi basterà inviare una circolare, ma nemmeno dovete pensare che serva offrire chissà quali servizi o esperienze stravaganti.

Molto spesso, infatti, per coinvolgere maggiormente i dipendenti, il modo migliore è semplicemente quello di offrire loro gli strumenti e le informazioni per lavorare meglio: strumenti di comunicazione unificata e condivisione dei documenti con cui si possa davvero collaborare senza impazzire con rimpalli di documenti il cui nome del file cresce e cambia a ogni revisione con; un social network aziendale che mi faccia scoprire che due uffici più in là qualcuno sta lavorando a un progetto che potrebbe avere forti sinergie con il mio; un repository di documenti indicizzati che mi permetta di trarre spunto da progetti passati, senza farmi reinventare la ruota ogni volta. E flussi di lavoro e algoritmi che mi propongano, in tutto ciò, le informazioni davvero rilevanti per il mio lavoro. Del resto, si chiama o no “information technology”?