L’un des avantages de la lutte contre la pandémie de coronavirus (COVID-19) est que nous disposons de la technologie de collaboration nécessaire pour travailler depuis son domicile. Il nous est demandé à tous de rester chez nous pour aplatir la courbe de propagation du virus, et la plupart d’entre nous ont la possibilité de travailler depuis chez eux. La technologie qui rend cela possible n’est ni nouvelle ni inconnue. Des logiciels aux services de la collaboration, tels que Microsoft Teams, Zoom Rooms, Basecamp, Asana, Slack ou Google Meet, sont déjà très répandus, ce sont des outils de confiance et nous les utilisons pour travailler à distance.

Contrairement aux idées reçues, faire la transition vers cette nouvelle façon de travailler à distance peut s’avérer plus difficile que prévu. Il s’agit d’une situation particulière qui peut avoir des conséquences si elle n’est pas bien gérée : une baisse de productivité, du retard dans l’avancée. Des projets, ou même leur arrêt complet, entre autres problèmes.

Heureusement, cela peut être facilement évité. Notre expérience nous montre que les organisations peuvent tirer parti de cette nouvelle reconfiguration de l’espace de travail collaboratif si elle suit quatre principes de base :

Renforcer l’esprit d’équipe : il est possible de trouver des moyens de reproduire ce que nous appelons les “conversations de café”, ces micro-interactions informelles que nous avons habituellement autour de la machine à café. En ces temps morts, la confiance mutuelle s’établit entre collègues, en quelques gorgées. Ils peuvent alors transférer cette camaraderie au travail, lorsque surviennent des problèmes qui nécessitent une collaboration aussi franche et étroite.

D’après notre expérience, la meilleure pratique pour renforcer cette confiance consiste à réserver, avant ou après une réunion, un peu de temps pour des discussions informelles.  Une autre bonne initiative consiste à organiser des “heures de café virtuelles” pendant la semaine. Elles  permettent  les moments où les différents membres de l’équipe ont des conversations informelles, en groupe ou individuellement. Une autre technique encore consiste à introduire des jeux, des quiz, des prix d’équipe, etc., tout ce qui contribue à renforcer l’esprit d’équipe.

Soutenir le membre le plus vulnérable : cette stratégie, souvent recommandée par les partisans de la promotion de l’inclusion, est également connue sous le nom « curb cut effect ».  Fondamentalement, il s’agit de donner les moyens au membre le plus vulnérable de l’équipe et d’en faire profiter les autres. Il est probable que cela implique l’introduction de nouvelles pratiques de groupe. Par exemple, si une personne demande de l’aide, toutes les autres doivent s’adresser à elle. De cette façon, personne ne profitera de la proximité physique, pour voir l’écran en premier ou être le premier à parler. C’est un moyen efficace d’atténuer certaines inégalités de communication au sein de l’équipe.

Établir un climat de confiance : les collaborateurs doivent pouvoir se faire confiance. De nombreux travailleurs sont plus habitués à une gestion en face à face qu’à une gestion basée sur la performance. Ils pensent que, comme leur responsable hiérarchique les ont à l’œil, il sait parfaitement qu’ils travaillent. Mais s’il ne peut pas vous voir, comment prouver votre valeur ?

La solution la plus courante employée par les collaborateurs consiste à envoyer des dizaines de courriels de réponse à tout le monde ou à répondre à chaque message dans le système de chat de l’entreprise pour démontrer leur productivité. Ce sont de très mauvais exemples à ne pas suivre, cet effet “présence”, donne l’apparence du travail, un rôle plus important que les résultats et la productivité.

La vraie solution ? trouver le point médian. Les managers doivent être sûrs que tous les membres de leur équipe font ce qu’ils ont à faire, même s’ils ne peuvent pas les contrôler au quotidien. Ici aussi, la confiance créée par les “discussions sur le café” mentionnées ci-dessus est précieuse. Mais les travailleurs doivent aussi faire un effort particulier. Ils doivent travailler davantage à voix haute . Personne ne sait lire dans les pensées, tous les membres de l’équipe doivent partager leurs  problèmes, leurs difficultés et leurs défis, mettre à jour leurs projets et les communiquer. A ce stade, il est important de trouver la bonne cadence ; les collègues qui submergent les autres avec trop de nouvelles sont tout aussi mauvais que ceux qui ne disent presque rien.

Mettre à disposition un matériel de qualité : dans l’une de nos études de cas, une équipe de personnes travaillant dans des bureaux éloignés dans plusieurs pays (et dans différentes langues) a souvent eu des difficultés à communiquer efficacement parce que la qualité sonore de son matériel était médiocre.

Étonnamment, l’un des groupes ne s’est pas plaint en son nom, mais au nom de ses collègues éloignés, qui en souffraient réellement. En démontrant qu’ils voulaient améliorer la communication et la participation de tous, ils ont pu persuader les dirigeants d’investir dans des casques et des microphones de meilleure qualité pour les salles de réunion. Ainsi, l’équipe qui a travaillé avec  du matériel qualité a non seulement amélioré la collaboration avec les collègues travaillant à distance, mais a également accru la confiance entre eux tous.

Les semaines et les mois à venir seront sans aucun doute un grand défi pour nous tous. Mais les organisations peuvent contribuer à réduire la propagation du coronavirus en faisant en sorte qu’un plus grand nombre de membres de leur équipe travaillent à domicile grâce à la technologie de collaboration. Et en suivant ces conseils, les équipes à distance peuvent en faire un succès collectif.