Dans un contexte de mobilité accrue des salariés et de time to market de plus en plus réduit, tout le monde s’accorde sur la nécessité de repenser les environnements de travail. Portails collaboratifs, messageries, réseaux sociaux d’entreprise, moteurs de recherches, wikis… La profusion des outils et des technologies à mettre en œuvre peut faire perdre de vue les véritables enjeux d’un projet de digital workplace. Alors par quoi commencer ? Comment passer d’un ensemble d’outils hétérogènes et souvent peu intégrés à un environnement numérique favorisant l’accès des collaborateurs à l’ensemble de leurs informations de travail en tout lieu et quel que soit le terminal ? Voici trois points clés à garder en tête pour mener à bien un projet de digital workplace.

Identifier les usages métiers avant de penser aux technologies

La pire erreur serait de penser que la réussite d’un tel projet repose uniquement sur les outils. Ces projets de digital workplace doivent absolument être abordés sous l’angle des usages métiers : de quoi ont réellement besoin les utilisateurs ? C’est la première question à se poser. En fonction de son poste, de ses responsabilités, de sa mobilité professionnelle, chaque utilisateur attend une expérience différente. Un responsable commercial n’a évidemment pas les mêmes besoins qu’un assistant comptable sédentaire. Il en découle un matériel différent, des applications différentes et la mise en place d’un niveau de sécurité adapté, sans oublier le support : le salarié mobile qui a besoin d’accéder à ses données à tout moment est aussi en droit d’exiger un support 24h/24 accessible via différents canaux.

Le design thinking, au cœur du projet

La mise en place d’ateliers de design thinking est un bon moyen d’identifier les scénarios d’usage qui répondent aux attentes des utilisateurs ou groupes d’utilisateurs. Problèmes d’accès aux applications à distance, manque d’ergonomie et de mobilité des stations de travail, besoin de partager des informations ou de travailler à plusieurs sur un même document…

Ces ateliers sont l’occasion de comprendre les attentes des collaborateurs et d’apporter des réponses à leurs nouvelles habitudes de travail. Les choix technologiques dépendent de la faculté à identifier ces besoins tout en prenant en compte la sécurité et l’intégration de la solution avec d’autres outils.

Pas de digital workplace sans adoption des utilisateurs !

L’expérience utilisateur est également une composante clé de la réussite du projet. Les choix doivent s’orienter vers les solutions les plus intuitives, garantissant une simplicité d’utilisation pour l’utilisateur. Sans quoi les technologies peineront à être adoptées, ce qui peut conduire à l’émergence d’une « shadow IT ».

On peut prendre l’exemple d’administrations publiques qui se sont engagées dans des développements spécifiques pour la refonte de leurs systèmes de messagerie et qui, au bout de quelques mois, s’aperçoivent qu’un grand nombre d’utilisateurs utilisent la messagerie Google… Cet exemple est riche d’enseignement sur l’importance de la gestion du changement. Changer l’espace de travail, c’est en quelque sorte changer le travail lui-même.

Il ne faut pas s’imaginer réussir un tel projet sans un véritable programme de conduite du changement s’appuyant sur une communication efficace, un sponsorship important de la part de la direction et le soutien de référents métiers pour véhiculer les nouveaux usages.