La automatización robótica de procesos (RPA) se enfrenta al enorme reto de replicar acciones propias del ser humano, en el mundo de los negocios. Resultan muy útiles en tareas repetitivas que encadenan a las personas a una interfaz para resolver tareas simples un gran número de veces. A menudo se aplica al mundo del software y se utiliza para ejecutar la entrada de datos en un sistema SAP, por ejemplo. Incluso para realizar un proceso completo de extremo a extremo, lo que supone un gran alivio para los operadores de esos sistemas. Pero su posible aplicación es casi infinita y puede reportar una considerable reducción de costes en las mayores organizaciones del planeta. Eso sí, conviene definir primero qué tareas son susceptibles de ser automatizadas de esta forma.

La gran aportación de RPA es que desafía las formas tradicionales de integración de software, históricamente basadas en Interfaces de Programación de Aplicación (APIs). Es decir, formas de comunicación máquina a máquina, construidas sobre capas de datos que operan por debajo de la IU.

En la automatización robotizada, cada instancia robótica tiene su propia estación de trabajo virtual, al igual que un trabajador humano, salvo que el robot realiza los controles o ejecuta acciones normalmente en un entorno virtual, sin necesidad de pantalla física para operar.

La escalabilidad de las soluciones modernas basadas en arquitecturas como éstas debe gran parte de su éxito a la tecnología de virtualización, sin la cual seguiría limitada por la capacidad disponible de hardware físico y sus costes asociados. Sólo por este motivo, la implementación de RPA en las empresas comerciales ha proporcionado una reducción drástica de esta partida presupuestaria, lo que constituye su gran aliciente.

RPA vs. automatización tradicional

Los robots de software interpretan la interfaz de usuario de aplicaciones de terceros y están configurados para ejecutar pasos de forma idéntica a un usuario humano. Se configuran (o entrenan) usando pasos demostrativos, en lugar de ser programados usando instrucciones basadas en código.

Este es un concepto importante, porque la intención no es proporcionar otra plataforma de codificación para los usuarios de TI (que ya cuentan con software y plataformas middleware). Más bien, se trata de ganar en agilidad y capacidad de configuración por parte de usuarios no técnicos, en sus respectivos departamentos.

El paradigma, en resumen, es que un robot de software se comporte como trabajador virtual, que puede ser rápidamente “entrenado” por un usuario de negocios, de forma intuitiva y similar a cómo éste fue formado previamente. El beneficio de este enfoque es doble; en primer lugar, permite que los departamentos de operaciones puedan abastecerse a sí mismos. En segundo, libera las habilidades limitadas y valiosas de los profesionales de TI, para concentrarse en implementaciones más estratégicas, tipo ERP o BPM.

Al igual que sucede con muchas nuevas tecnologías, la incorporación de RPA en las empresas requiere una inversión de tiempo y recursos, así como un compromiso de cambio. Una vez que se ha tomado la decisión, la siguiente etapa del viaje es elegir los procesos más adecuados a automatizar, en función de su potencial de aportar valor a la compañía.

La decisión más difícil en RPA es elegir con qué proceso comenzar este cambio. Por ejemplo, ¿debería abordar primero los procesos simples o los más grandes? Todo tiene sus puntos a favor y sus puntos en contra.

Comenzar a automatizar procesos simples supone que sus resultados llegarán antes, pero tendrán un impacto limitado en la operativa de la compañía, en cuanto a ahorro de tiempo y dinero. Al elegir procesos complejos y críticos para el negocio, el ROI obtenido será mayor, pero el tiempo y esfuerzo dedicado también aumentará sensiblemente. Entonces, ¿por dónde empezar?

La primera regla de oro que los expertos recomiendan seguir es que todos los procesos automatizados se basen en reglas y definiciones, previas a su inicio. En general, se aplicarán a tareas tediosas y repetitivas, casi siempre ligadas a procesos de recursos humanos, finanzas y contabilidad, servicios de TI y operaciones, que no aportan excesivo valor.

Una buena práctica para llevar a cabo esta evaluación inicial es crear una matriz para calificar el potencial de automatización de los procesos, una suerte de cuadro de mandos que permita hacer seguimiento y lograr visibilidad del esfuerzo de automatización realizado.

También resulta recomendable evaluar y analizar cada proceso en función de 3 criterios, el factor humano (cuánto tiempo precisan los empleados para realizar la tarea), complejidad (los procesos más complejos son los que reportan mayores beneficios si son automatizados, aunque requieren mucho más tiempo) y estabilidad (un proceso que varía con frecuencia, o sufre cambios significativos,  no se presta a la automatización).

Elegir los procesos a automatizar adecuadamente es, por tanto, la clave. Y cuanto mejor se comprenda cada uno de ellos, antes se podrá crear el escenario de automatización ideal.