Kaum ein Projekt wird heute noch ohne agile Anteile initiiert, viele Vorhaben werden inzwischen auch vollständig nach agilen Frameworks wie SAFe (Scaled Agile Framework) oder SCRUM durchgeführt. Aus gutem Grund: Agile Projekte sind deutlich flexibler und sie liefern sicht- und nutzbare Ergebnisse erheblich schneller als konventionelle Projekte.

Wenn sich durch die agile Projektdurchführung die Zusammenarbeit von Kunde und Dienstleister ändert, welche neuen Möglichkeiten ergeben sich, Verträge zwischen den Parteien zu gestalten, um die Vorteile einer agilen Herangehensweise bestmöglich zu nutzen? Und, was sollte bei der Vertragsgestaltung beachtet werden?

Betrachten wir zunächst die beiden gebräuchlichsten Vergütungsmodelle: Time & Material und Festpreis. Ein Time & Material-Vertrag, bei dem Dienstleistungskontingente zu festen Sätzen je nach anstehendem Bedarf abgerufen werden, passt natürlich bestens zum agilen Vorgehen. Änderungen oder Erweiterungen der Anforderungen lassen sich damit leicht und flexibel abbilden.

Eine weitestgehend ergebnisoffene Herangehensweise widerspricht jedoch dem nachvollziehbaren Kundenwunsch, im Vorfeld ein festes Budget zu vereinbaren. Nicht zuletzt deswegen wurden und werden viele Projekte nach wie vor nach dem Festpreismodell abgewickelt. Zeitraum und Kosten, aber auch der genaue Funktionsumfang werden vor Projektbeginn ermittelt und vertraglich fixiert. Das widerspricht natürlich dem agilen Ansatz, in dem sich der Funktionsumfang erst über die Zeit entwickelt.

Projekte werden somit planbar und der Kunde weiß im vornherein genau, was er wann zu welchen Kosten erhält. Festpreisprojekte erfordern jedoch ein starres Vorgehen nach Plan, will man die Vorteile dieser Berechenbarkeit nutzen. Gleichzeitig ist es naheliegend, dass dieses starre Vorgehen nicht gut vereinbar ist mit den zentralen Komponenten einer agilen Praxis, Flexibilität und Offenheit für Lernprozesse und daraus resultierenden Änderungen der geplanten Funktionalität.

Eine exakte Ermittlung von genauem Funktionsumfang mit Erstellung von Lasten- und Pflichtenheft sowie einer Aufwandsermittlung kostet darüber hinaus wertvolle Zeit, bevor mit der eigentlichen Umsetzung begonnen und ein entsprechender Nutzen generiert werden kann. Agiles Vorgehen kennzeichnet dagegen eine möglichst rasche Lieferung von Ergebnissen und Nutzen in kurz aufeinanderfolgenden Lieferzyklen.

Eine frühe Fixierung aller Funktionalitäten hat darüber hinaus gerade auch bei längeren Projekten deutliche Nachteile. Unternehmen müssen zunehmend schneller in der Lage sein, flexibel zu reagieren und sich auf ändernde Marktsituationen und Kundenwüsche einzustellen. Eine Vorgehensweise, die diese Schnelligkeit und Flexibilität erlaubt, wird damit immer wichtiger.

Welche Möglichkeiten gibt es, Verträge und Beauftragungsverfahren so zu gestalten, dass einerseits eine möglichst schnelle und flexible Umsetzung erlaubt, andererseits aber auch dem nachvollziehbaren Wunsch nach Planbarkeit Rechnung getragen wird?

 

Festpreis je Sprint

Während klassische Wasserfallprojekte durch die Abfolge längerer aufeinanderfolgender Phasen nutzbarer Ergebnisse erst nach vielen Monaten, teilweise sogar Jahren liefern, fassen agile Projekte die Aufgaben von Spezifikation, Aufwandsschätzung, Umsetzung, Test und Auslieferung in diverse kurze Intervalle beziehungsweise Sprints von wenigen Wochen zusammen, nach denen Ergebnisse präsentiert werden und im besten Fall bereits eingeführt werden können. Diese Sprints können wiederum zu „Releases“ oder „Program Increments“ kombiniert werden.

Eine naheliegende Möglichkeit diese kurzen Iterationen oder Sprints für eine Vertragsvariante zu nutzen, ist, auf Grundlage der jeweiligen Sprintplanung einen eigenen Festpreis je Sprint zu vereinbaren. Da nur der jeweilige Teilbereich des Sprints genauer spezifiziert werden muss, kann mit der Umsetzung deutlich schneller begonnen werden.

Darüber hinaus können Lerneffekte aus vergangenen Iterationen oder geänderte Priorisierungen unkompliziert in die folgenden Sprintplanungen eingebracht werden. Nach jedem Sprint kann eine Freigabe oder eine Teil-Abnahme und nach jedem Release eine übergreifende Abnahme erfolgen und eine entsprechende Zahlung auslösen.

Für Planungssicherheit auf Kostenseite kann hier beispielsweise ein Rahmenvertrag mit Maximalbudget sorgen. Mehraufwände gehen in Teilen zulasten des Dienstleisters, nichtverbrauchtes Budget wird nach einem vereinbarten Schlüssel zwischen den Parteien aufgeteilt. Beide Seiten haben damit Interesse daran, das Budget nicht auszuschöpfen.

Im demnächst erscheinenden zweiten Teil „Agile Projekte: Ermittlung des Gesamtaufwandes“ erfahren Sie mehr über verbreitete Methoden der Aufwandsschätzung wie agile Festpreise, Jeff Sutherlands Ansatz zur Bepreisung von agilen Projekten und dem sogenannten T-Shirt-Sizing.