Im Notfall spielt es keine Rolle, ob Sie Ihre Mitarbeiter mit den neuesten Smartphones oder den schnellsten Laptops ausgestattet oder ihnen zu Hause einen Gigabit-Glasfaseranschluss verschafft haben. Keine Technologie der Welt hält Ihren Workflow am Laufen, wenn ein Mitarbeiter sich nicht an sein VPN-Kennwort erinnern kann.

Deshalb sollten Business-Continuity-Pläne zur Festlegung der Kapazität, Sicherheit und der Zugriffstools für remote arbeitende Mitarbeiter noch ein weiteres wichtiges Element angemessen berücksichtigen – die Mitarbeiter selbst.

Nur allzu schnell fixiert man sich in einem Kontinuitätsplan auf die technologische Ebene. Seinen vollen Nutzen kann ein derartiger Plan aber nicht entwickeln ohne Mitarbeiterschulung und -einweisung, Kollaborations-Tools und eine verbesserte Kommunikation zwischen Helpdesk und Remote-Mitarbeitern, seien es Neulinge oder erfahrene Mitarbeiter.

Was als kurzfristige Notlösung gedacht war, scheint sich allmählich als längerfristiger zu erweisen, als von den meisten Unternehmen ursprünglich gedacht. Unabhängig davon, ob Sie die Zahl Ihrer Remote-Mitarbeiter aufstocken oder Ihr Programm neu bewerten, können Sie die Rentabilität Ihrer Investition verbessern, indem Sie sich auf drei wesentliche menschliche Faktoren konzentrieren. Damit wird es Ihren Mitarbeitern im Homeoffice auch dann besser gehen, wenn sich das Chaos in einer Krisensituation zuspitzen sollte.

Geben Sie Ihnen die nötigen Instruktionen, um effektiv arbeiten zu können. Mangelnde Schulung oder fehlende Handbücher sind mit Abstand die größten Probleme, mit denen sich remote Arbeitende konfrontiert sehen. Unternehmen benötigen einen Omnichannel-Ansatz, der den verschiedenen Lernstilen und unterschiedlichen technischen Kenntnissen Ihrer Mitarbeiter gerecht wird.

Informationen müssen über verschiedene Kanäle zur Verfügung gestellt werden, zum Beispiel in Form von E-Mails, die an bestimmte Gruppen, Abteilungen oder Teams gerichtet sind; Links zu FAQs, damit die Mitarbeiter sich in ihrer Freizeit informieren können; gedruckten Broschüren oder aber PDFs, die die Mitarbeiter ausdrucken und zu Hause am Küchen- oder Schreibtisch bereithalten können. Schulungsunterlagen müssen wichtige Informationen darüber enthalten, wie Mitarbeiter ihre Arbeit auch daheim weiter erledigen können, und „weiche“ Themen ansprechen, zum Beispiel, wie sich Ablenkungen vermeiden lassen und wie man ein Homeoffice effizient einrichtet.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zur Zusammenarbeit. Sind die Mitarbeiter erst einmal in alle Winde zerstreut, werden sich all jene, die an die Nähe ihrer Kollegen gewöhnt sind, vermutlich ein wenig verloren fühlen. Unternehmen müssen dafür sorgen, dass ihre Mitarbeiter Zugriff auf Videokonferenzen und andere Plattformen zur Zusammenarbeit haben. Zu den beliebtesten Optionen gehören Microsoft Teams, Skype, Zoom und Slack.

Doch es ist nicht allein damit getan, diese Tools zur Verfügung zu stellen. Sie müssen auch regelmäßig verwendet werden. Manager sollten außerordentliche Maßnahmen ergreifen, um täglich mit den Mitarbeitern Kontakt aufzunehmen und so oft wie nötig virtuelle Meetings durchzuführen, um dafür zu sorgen, dass alle Mitarbeiter am Ball bleiben, produktiv sind und den gleichen Informationsstand haben wie die anderen Teamkollegen. Die Geschäftsführung sollte globale Updates an die Belegschaft senden, um eine zuverlässige Informationsquelle zu bieten, alle über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten und die Mitarbeiter in Zeiten großer Angst zu beruhigen. Und die Mitarbeiter sollten ebenfalls Anleitung und Schulung erhalten, wie sie am besten mit externen Partnern, Kunden und Klienten interagieren können.

Jetzt sind Mitarbeiter gefragt, die seit Jahren im Homeoffice arbeiten. Ermuntern Sie erfahrene Mitarbeiter Tipps und Empfehlungen an die Kollegen weiterzugeben, die mit dem plötzlichen Wechsel ins Homeoffice noch ein wenig überfordert sind.

Verstärken Sie Ihre Support-Ressourcen. Es kann vorkommen, dass Mitarbeiter mit einem Gerät arbeiten müssen, das sie nicht kennen. Oder sie müssen eine Verbindung über ein kompliziertes VPN herstellen. Möglicherweise arbeiten Sie mit Kollegen über eine bandbreitenintensive Videokonferenzplattform zusammen, die ihre technischen Tücken hat. Vielleicht kommt auch all das zusammen.

Es ist davon auszugehen, dass Ihr IT-Support-Team darauf vorbereitet sein muss, eine Flut von Support-Anfragen zu bewältigen – also bieten Sie Ihren Mitarbeitern verschiedene Möglichkeiten, um sich Unterstützung auf die für sie am besten geeignetste Weise zu holen. Verschiedene Supportkanäle haben klare Vorteile. Dabei kann es sich um einen Telefonanruf handeln, eine Unterhaltung per Chat oder eine persönliche Interaktion, bei der der Helpdesk-Mitarbeiter den Remote-Mitarbeiter durch ein Problem führt, oder das Support-Team übernimmt die physische Kontrolle über das Gerät und behebt das Problem aus der Ferne.

Im Idealfall beinhaltet der Notfallplan proaktive und vorausschauende analytische Services, die ein Problem aus der Ferne beheben, bevor der Benutzer überhaupt Kenntnis von dem Problem erlangt.

Business-Continuity-Programme sollten die menschlichen und die technologischen Aspekte der Remote-Arbeit miteinander verbinden, um einen umfassenden, einheitlichen Ansatz zu schaffen, der gewährleistet, dass die Mitarbeiter am Ball bleiben, produktiv sein können und sicher sind.