Ganz gleich, ob es sich um die aktuelle Coronavirus-Krise (SARS-CoV-2) handelt oder um die Vorsorge für eine zukünftige Naturkatastrophe, Organisationen müssen sich auf Notfälle vorbereiten, bei denen Mitarbeiter plötzlich von einer Betriebsumgebung in das Home-Office wechseln müssen. Selbst wenn die Krise bereits eingetreten ist, müssen Organisationen ihre Pläne möglicherweise drastisch anpassen, um in der Lage zu sein, dem Ausmaß der Krise angemessen zu begegnen.

Kontinuitätspläne müssen nicht nur die Technologie umfassen, die für die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs erforderlich ist, sondern auch den menschlichen Aspekt – es muss sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter gut ausgebildet und auf die Remote-Arbeit vorbereitet sind.

Da die Zahl der Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, sprunghaft ansteigt, finden Sie hier eine Checkliste für IT-Verantwortliche, die sie bei der Bewältigung des technologischen Teils des Puzzles berücksichtigen sollten:

  1. Planung der Netzwerkkapazität: Führen Sie eine Kapazitätsanalyse durch, um festzustellen, ob die Internet-Bandbreite dem erhöhten WAN-Datenverkehr gewachsen ist, der entsteht, wenn eine große Anzahl von Mitarbeitern auf das Netzwerk zugreift. Weitere Punkte auf der Checkliste für die Kapazitätsplanung sind Firewalls, VPNs und andere Technologien für den Fernzugriff, die durch das erhöhte externe Zugriffsvolumen überfordert sein könnten.
  2. Überwachung der Sicherheit: Intensivierung der Maßnahmen zur Erkennung und Verhinderung von Angriffen. Hacker werden diese Gelegenheit wahrscheinlich nutzen, um böswillige Aktivitäten zu verstärken. Um sicherzustellen, dass sich die Mitarbeiter die Sicherheitspraktiken der Organisation merken, kann eine „Secure the Human“-Schulung per Fernzugriff durchgeführt werden.
  3. Identitäts- und Zugriffsmanagement: Verbessern Sie das Identitäts- und Zugriffsmanagement für Remote-Mitarbeiter durch Methoden wie Multifaktor-Authentifizierung.
  4. Datenschutz: Stellen Sie sicher, dass die Sicherheit erhöht und Unternehmensdaten verschlüsselt werden, um die unbeabsichtigte oder böswillige Preisgabe sensibler Daten zu verhindern.
  5. VPNs: Stellen Sie sicher, dass auf jedem Gerät, das eine Verbindung zum Unternehmensnetzwerk herstellt, VPN-Agenten installiert sind, um einen sicheren Fernzugriff zu ermöglichen.
  6. Geräte: Bereiten Sie sich auf einen Gerätemangel vor. Erstellen Sie einen Notfallplan für den Kauf von Geräten sowie eine Vorlage für die schnelle Konfiguration und für das Laden der entsprechenden Software, um die wachsende Zahl von Remote-Mitarbeitern zu unterstützen.
  7. Bringen Sie Ihr eigenes Gerät mit (BYOD): Da die Lieferketten strapaziert sind und es immer schwieriger wird, die benötigte Hardware zu den Mitarbeitern zu liefern, sollten Sie BYOD in Betracht ziehen. Über ein Cloud-basiertes Portal können Mitarbeiter ihre Geräte selbst registrieren und VPNs und andere Sicherheitstools herunterladen, wobei die Möglichkeit besteht, Unternehmensdaten von persönlichen Informationen zu trennen.
  8. Virtuelle Desktop-Infrastruktur (VDI): Ziehen Sie als weitere Option den Einsatz einer Thin-Client-Architektur für Remote-Mitarbeiter in Betracht. Sie sollten jedoch im Vorfeld sicherstellen, dass die Thin-Clients verfügbar sind und die Back-End-Server-Infrastruktur das Thin-Client-Modell unterstützt.
  9. Kollaboration: Stellen Sie starke Kommunikations- und Kooperationsfunktionen zur Verfügung, um die Produktivität und das Engagement der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten. Unternehmen sollten sich Videokonferenz-Tools ansehen, um den Mangel an persönlicher Zeit auszugleichen und den Mitarbeitern zu helfen, sich verbunden zu fühlen. Kollaborationsplattformen wie Microsoft Office 365 mit aktivierten Teams und der G-Suite sowie Videokonferenzdienste wie Zoom bieten neue Möglichkeiten der Arbeit, der Verbindung und der Zusammenarbeit. Die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit diesen virtuellen Räumen ist entscheidend.
  10. Omnichannel-Unterstützung: Bereiten Sie sich auf eine erhebliche Volumenerhöhung für den IT-Support vor. Einige Mitarbeiter wurden möglicherweise abrupt in eine Remote-Zugriffsumgebung versetzt, während andere nun mit neuen Geräten, Software oder Tools konfrontiert werden, die sie noch nie zuvor benutzt haben. Und da ein Remote-Arbeitsmodell in der Regel eine erhöhte Flexibilität bietet, können Spitzen im Supportbedarf nicht dem traditionellen Muster der regulären Geschäftszeiten folgen. Die IT-Abteilung muss darauf vorbereitet sein, Rundum- und Fernsupport anzubieten, einschließlich Video-Optionen für die persönliche Kommunikation. Natürlich können Service-Desk-Mitarbeiter auch selbst von zu Hause aus arbeiten, daher ist besonders darauf zu achten, dass sie die Kapazität und die Tools haben, um von ihrem Home-Office aus auf Service-Desk-Probleme zu reagieren. Proaktive und vorausschauende Analysewerkzeuge, kombiniert mit einem einfach zu bedienenden Support-Portal, können die Anrufe zu überflüssigen Problemen an einen überlasteten Servicedesk drastisch reduzieren.

Wie wir alle wissen, funktionieren selbst die bestmöglichen Pläne nicht immer perfekt. Mitten in einer globalen Krise könnten Unternehmen feststellen, dass ihre Business-Continuity-Pläne ein bisher nicht gekanntes Maß an Größenordnung, Dringlichkeit, Kapazität und Mitarbeiterbedarf nicht berücksichtigt haben. In solchen Fällen sollten Unternehmen in engem Kontakt mit ihren bevorzugten Lieferanten bleiben. Wenn Hilfe und Unterstützung von Experten zur Verfügung steht, besteht keine Notwendigkeit, einen Alleingang zu unternehmen.

Unvorhergesehene Herausforderungen können das Leben der Menschen und die Geschäftstätigkeit erheblich stören. Die Art und Weise wie wir Risiken mindern, um die Belastung für Unternehmen und ihre Mitarbeiter zu verringern, entscheidet über ihre Zukunftsfähigkeit.

Rich Owen, Advisor des DXC Technology Digital Transformation Center, trug zu diesem Artikel bei.