Angesichts der pandemischen Verbreitung des Coronavirus (SARS-CoV-2) ist gut zu wissen, dass die für die Heimarbeit erforderliche Technologie dieser Herausforderung erstaunlich gut gewachsen ist.

Viele Menschen werden gebeten daheim zu arbeiten, um die Krankheitsausbreitung abzubremsen, und glücklicherweise sind viele auch in der Lage dazu. Die kollaborative Technologie, die sie dazu benötigen, ist nicht mehr neu oder ungewohnt. Software und Services wie Microsoft Teams, Zoom Rooms, Basecamp, Asana, Slack und Google Meet sind zu vertrauten Tools geworden, die vielen Menschen im Home-Office ein Gefühl der Sicherheit verschaffen.

Allerdings ist der Übergang zu einer neuen, remote arbeitenden Belegschaft nicht so einfach wie das Umlegen eines Schalters. Hier gibt es einige Herausforderungen, die durchaus ernste Konsequenzen nach sich ziehen können. Wird die Arbeit von zu Hause aus schlecht organisiert, kann dies zu Produktivitätseinbrüchen, zur Beeinträchtigung von Projekten, zu Terminüberschreitungen und mehr führen.

Aber das muss nicht so sein. Unsere Untersuchungen weisen eindeutig darauf hin, dass Unternehmen ihre Chancen für eine erfolgreiche Neugestaltung dieses neuen kollaborativen Arbeitsbereichs erhöhen können, wenn sie diese vier bewährten Verfahren befolgen:

Teamgeist stärken: Suchen Sie nach Möglichkeiten, das zu reproduzieren, was wir Kaffeepausen-Plauderei nennen. Dabei handelt es sich um minimale, informelle Interaktionen, wie sie Mitarbeiter an der Kaffeemaschine haben. Bei diesen Gesprächen bauen Mitarbeiter nach und nach Vertrauen zueinander auf. Wenn es dann später einmal zu ernsthaften Problemen kommen sollte, können sie auf dieses Vertrauen zurückgreifen.

Eine Methode zur Stärkung des Teamgeists besteht laut unserer Studien darin, zu Beginn oder am Ende eines Treffens ausdrücklich Zeit für Gespräche zum Aufwärmen oder Abkühlen jenseits des offiziellen Geschäfts zu reservieren. Eine weitere Methode besteht darin, unter der Woche virtuelle Kaffeepausen zu vereinbaren. Zu diesen Zeiten können sich die Teammitglieder dann zu informellen Gesprächsrunden einwählen, sei es als Gruppe oder zu zweit. Und schließlich lassen sich auch noch Spiele, Quizfragen, Teamauszeichnungen und vieles mehr einbringen – alles, was dazu beiträgt, das Teamgefühl zu stärken.

Die schwächste Verbindung dient als Referenz: Diese aus Gründen der Barrierefreiheit und Inklusion empfohlene Strategie wird als Curb-Cut-Effekt bezeichnet. Im Grunde bedeutet es, dass eine auf Ihr „schwächstes“ Teammitglied ausgerichtete Optimierung am Ende allen zugutekommt. Dies wird höchstwahrscheinlich neue Vorgehensweisen mit sich bringen. Wählt sich beispielsweise eine Person in ein Meeting ein, dann wählen sich auch alle anderen ein – auch die Teammitglieder vor Ort. Auf diese Weise hat niemand den Vorteil physischer Nähe, wenn es darum geht, einen Bildschirm zu sehen oder als Nächstes das Wort zu ergreifen. Diese Methode ist sehr gut geeignet, um einige der kommunikationstechnischen Ungleichheiten eines gemischten Teams auszugleichen.

Vertrauen schaffen: Teams müssen ihren daheim arbeitenden Kollegen vertrauen. Einige Teammitglieder sind vielleicht eher an ein Präsenz- als an ein Leistungsmanagement gewöhnt. Das heißt, sie denken, weil der Chef sie sehen kann, weiß er, dass sie arbeiten. Aber wenn Sie im Home-Office arbeiten, kann der Chef Sie nicht sehen. Wie also zeigen Sie, dass Sie wertvolle Arbeit leisten?

Ein häufiger, aber falscher Ansatz ist, hektisch E-Mails an alle zu senden, in dem Glauben, damit zu zeigen, dass man gerade arbeitet. Ein weiterer besteht darin, auf jede einzelne Nachricht im firmeneigenen Chat-System zu antworten. Beides sind Beispiele für den sogenannten „Präsentismus“, der auf der irrigen Annahme beruht, dass der Anschein zu arbeiten wichtiger ist als echte Ergebnisse, die ein Teammitglied erreichen soll.

Die Lösung: Finden Sie einen goldenen Mittelweg. Manager müssen darauf vertrauen, dass alle Teammitglieder das tun, was sie tun sollen, auch wenn sie nicht den ganzen Tag überwacht werden können. Hier erweist sich auch das Vertrauen, das bei den zuvor erwähnten Kaffeeplaudereien geschaffen wurde, als sehr wertvoll. Dies erfordert jedoch auch eine besondere Anstrengung seitens der Mitarbeiter. Sie müssen bei der Arbeit mehr reden: Manager können keine Gedanken lesen, also müssen Mitarbeiter über Probleme, große Gewinne und Projektupdates reden. Hier ist es wichtig, das richtige Maß zu finden; Kollegen mit zu vielen Nachrichten zu überhäufen kann sich als ebenso falsch erweisen, wie ihnen zu wenig mitzuteilen.

In eine hochwertige Ausstattung investieren: In einer unserer Fallstudien hatte ein Team aus Mitarbeitern, die auf verschiedene Büros verteilt waren und remote zwischen zwei Ländern (und Sprachen) arbeiteten, Schwierigkeiten, in Besprechungen effektiv zu kommunizieren, weil die Tonqualität ihrer Geräte schlecht war. Überraschenderweise beschwerte sich eine Sprachgruppe nicht in ihrem eigenen Namen, sondern indem ihrer unter dieser Beeinträchtigung leidenden, remote arbeitenden Kollegen. Indem sie zeigten, dass sie die Kommunikation und Teilnahme für alle verbessern wollten, konnten sie das Führungsteam dazu bewegen, in bessere Headsets und Konferenzmikrofone zu investieren. Eine hochwertige Ausstattung erleichtert nicht nur remote arbeitenden Teammitgliedern die Zusammenarbeit, sondern fördert auch das Vertrauen.

Die kommenden Wochen und Monate werden sich sicherlich als Herausforderung erweisen. Unternehmen können jedoch dazu beitragen, die Verbreitung des Coronavirus einzudämmen, indem sie mehr Teammitglieder mit Hilfe kollaborativer Technologie von zu Hause aus arbeiten lassen. Und wenn sie diese vier Best Practices befolgen, können Remote-Teams dafür sorgen, dass der Übergang sich als gelungen erweist.

 

Weitere Informationen über die Änderung der Arbeitsweise in Ihrer Organisation finden Sie im Forschungsbericht des Leading Edge Forums: Reconfiguring the Collaborative Workspace: Making the most of Time, Space and Attitude.