Manchmal können die Dinge so richtig gut laufen – bis Sie plötzlich von externen Ereignissen aus dem Konzept gebracht und gezwungen werden, Ihre Geschäftsprozesse zu überdenken. Die Finanzkrise 2008 war für JJ Food Service, einem Zulieferer für in Großbritannien ansässige Restaurants, Pubs, Hotels und Bars, der Auslöser für eine solche Neubewertung.

Mit dem Ausbruch der Finanzkrise erkannte JJ Food Service schnell, dass die bestehenden papierbasierten Prozesse des Unternehmens nicht die Voraussetzungen bieten, um seine Rentabilität zu verbessern und gleichzeitig im Rahmen der Geschäftsentwicklung skalieren zu können. JJ Food Service unternahm einen kühnen Vorstoß: Es entschloss sich, die Möglichkeiten digitaler Plattformen und Daten zu nutzen, um seine Geschäftsabläufe zu optimieren.

 

Digitalisierung manueller, papierbasierter Prozesse

Schnell wurde JJ Food Service klar, dass es vor drei großen Herausforderungen stand:

  • Ineffiziente manuelle Prozesse: Die Backoffice-Mitarbeiter bearbeiteten Rechnungen für Aufträge manuell, und das häufig bis 22:00 Uhr, da das Verladen der Ware erst nach der Bearbeitung der Rechnungen beginnen konnte. Auch die Lieferrouten wurden auf Papier zusammengestellt und nachverfolgt.
  • Fragmentierte Daten: Die Unternehmensführung hatte mit der mangelnden Integration von Buchhaltungs- und Lagersystemen sowie der vom Vertriebsteam verwendeten Datenbank zu kämpfen. Dies führte zu widersprüchlichen und sich überschneidenden Datensätzen, die es unmöglich machten, einen integrierten Überblick über den Zustand des Unternehmens zu erhalten. Die Bestandsverwaltung erfolgte manuell, und es gab keinen Echtzeiteinblick in die Lagerverfügbarkeit, was oft zu ausverkauften Beständen und hohen Lagerkosten führte.
  • Keine Möglichkeit zur Nachfrageüberwachung und -vorhersage: Da das Unternehmen keine konsolidierten Aufzeichnungen über das Kundenverhalten oder die Auftragshistorie besaß, hatte es kaum Einblick in die Bedürfnisse der Käufer. Dies führte dazu, dass Teams auf Änderungen in der Nachfrage erst im Nachhinein reagieren und so keine proaktive Planung betreiben konnten.

 

Aufbau eines intelligenten Kerns, der einen allumfassenden Einblick ermöglicht

Um all diese Herausforderungen anzugehen, entschied sich JJ Food Service für eine integrierte Lösung: Eine unternehmensweite Technologieplattform für das Hosting und die Ausführung der gesamten Geschäftslogistik.

Für eine einzige Version der Wahrheit

Die Plattform ist auf API-Ebene in das ERP-System (Enterprise Resource Planning) von JJ Food Service integriert und ermöglicht ein Auftrags- und Erfüllungsmanagement in Echtzeit. Sie liefert eine ganzheitliche Sicht auf das Unternehmen, da sie Daten aus allen Systemen zur Unterstützung der unterschiedlichen Geschäftsbereiche zentral vereint. Dies ermöglicht die teamübergreifende Zusammenarbeit zur Generierung agiler Prozesse, die die Abwicklung komplexer Bestellvorgänge rasch optimieren.

Förderung der Prozessautomatisierung im Backoffice

Die mobile App von JJ Food Service rationalisiert und integriert den gesamten Logistikprozess von Anfang bis Ende und eliminiert den Mehraufwand im Backoffice, indem sie es den Auslieferungsfahrern ermöglicht, Rechnungen am Lieferort zu erstellen. Außerdem bietet die App Einblick in das Verhalten der Fahrer und ermöglicht die Echtzeitoptimierung der Lieferrouten sowie genaue, leistungsbasierte Prämienmodelle.

Vorausschauende Bestellungen

JJ Food Service nutzt vorausschauende ML-Algorithmen (Maschinelles Lernen), die die Häufigkeit analysieren, mit der Kunden bestimmte Waren bestellen. Durch dieses intelligente System ist es dem Unternehmen jetzt möglich, seinen Anteil am gesamten Einkaufsvolumen auf seinen Konten durch eine proaktive Kundenansprache zu erhöhen.

 

Schaffung eines echten Finanzvorteils an allen Fronten

JJ Food Service hat schon immer sehr viel Wert auf die Rentabilität gelegt. Der Einsatz digitaler Technologien, die die Zeit für die Auftragsabwicklung verkürzen und es dem Unternehmen ermöglichen, mehr Lieferungen pro Tag ohne Kostensteigerung durchzuführen, ist entscheidend.

Mit der neuen Technologie konnte JJ Food Service die Rentabilität steigern, da sie die Zeit für die Auftragsabwicklung verkürzte und die Anzahl der täglichen Auslieferungen erhöhte. Durch den Echtzeit-Einblick in die Temperaturen von Gefrier- und Kühlgeräten an den Lieferfahrzeugen konnte die

Zentrale Metriken von JJ Food Service
Zentrale Metriken von JJ Food Service, IDC 2018

Abfallmenge reduziert werden. Dem Unternehmen gelang es, den Eigenanteil am Gesamteinkauf eines Kunden zu erhöhen, indem es eine 360-Grad-Ansicht des Kunden erstellte, die ihm half, das Kaufverhalten zu verstehen und künftige Bestellungen vorherzusagen. Darüber hinaus verbesserte es die Kundenzufriedenheit, da nicht mehr verfügbare Produkte nicht zum Verkauf angeboten wurden. Die Präzision der Vertriebsteams wurde erhöht, da ihnen alle relevanten Informationen über die Kunden zur Verfügung gestellt wurden. Zusätzlich führte die Automatisierung manueller und repetitiver Aufgaben zu einer Reduzierung der Backoffice-Betriebskosten.

 

Mit der digitalen Transformation konnte JJ Food Service seine Arbeitsweise komplett neu erfinden.

Dieser Artikel ist im Rahmen der IDC-Reihe „Ihr Weg zum digitalen Erfolg“ erschienen, die Wirtschaftsführern Anregungen liefern soll, wie sie gängige Probleme bei der Entwicklung ihrer Unternehmen überwinden können.