Das Smart Office verheißt gewaltige Effizienz- und Produktivitätssteigerungen, doch die dazu erforderliche Technologie erfordert Mitarbeiter mit neuen Fähigkeiten, und das in allen Geschäftsbereichen.

Ein intelligentes Büro ist kein einzelnes, monolithisches System, sondern besteht aus einer Reihe von Prozessverbesserungen, die durch das Internet der Dinge (IoT) ergänzt werden. So ist es beispielsweise möglich, ein IoT-System in Konferenzräumen einzusetzen, um die Reservierung zu vereinfachen: Um eine Reservierungsanfrage in Office 365 zu erstellen, reicht es, einen Konferenzraum zu betreten. Eine weitere Anwendungsmöglichkeit ist das automatische Sperren eines Computers, wenn jemand seinen Schreibtisch verlässt, und das automatische Entsperren, sobald die Person zurückkehrt. Sie können auch die Spracherkennung nutzen, um Skype-Konferenzen zu starten und sich innerhalb und außerhalb des Büros über Wearables miteinander zu verbinden.
All diese Innovationen, die durch das Internet der Dinge ermöglicht werden, mögen für sich genommen zunächst einmal nur wenig Zeit sparen – aber diese Zeit summiert sich.

Der Einsatz dieser neuen Tools für Zusammenarbeit und Produktivität erfordert Erfahrung in den Bereichen IoT, Sicherheit, Netzwerke, mobile Anwendungen und User-Experience Design. Unternehmen brauchen außerdem Mitarbeiter mit dem nötigen Fachwissen in Analytics und Data Science – High-End-Profis, die all die neuen Daten, die von IoT-Geräten und -Sensoren erzeugt werden, auch verstehen können.

Gefragt sein werden außerdem Führungskräfte, die über diese IT-Kompetenzen verfügen, aber auch die betriebstechnische Seite der Gleichung verstehen. So werden beispielsweise die rasanten Entwicklungen bei integrierten Beleuchtungs- und HKL-Systemen für eine starke Nachfrage nach IT-Fachkräften sorgen, die sich mit beiden Umgebungen auskennen. Unternehmen brauchen auch Mitarbeiter im Bereich Betriebstechnik/physikalische Anlagen, die die neuen IT-Tools verstehen und den IT-Mitarbeitern wiederum betriebstechnische Aspekte erklären können.

In erster Linie sind es die Geschäftsbereiche IT, Facility Management und Personalwesen, die sich anpassen und neue Fähigkeiten entwickeln müssen, um das IoT-basierte Smart Office voranzutreiben.

 

  1. IT-Abteilung. Die IT-Mitarbeiter wollen IoT-Technologie einsetzen, um den Büromitarbeitern eine effizientere Zusammenarbeit zu ermöglichen. Wenn ein Manager ein Gebäude betritt, können IoT-Sensoren Informationen darüber liefern, wo bestimmte Personen sitzen und welche Konferenzräume oder Team-Spaces frei sind, und sie bieten Wegweiser, um im Gebäude ans gewünschte Ziel zu gelangen. Auf der Grundlage dieser Informationen kann der Manager schnell entscheiden, mit wem er sich an diesem Morgen treffen will oder wo es einen freien Raum dafür gibt. Auch der Umgang mit der komplexen technischen Ausstattung eines Konferenzraums wird so einfacher. IoT liefert den Kontext, mit dem die IT Endnutzern eine intuitive Zusammenarbeit im Smart Office ermöglichen kann. Doch dazu werden Entwickler benötigt, die diese neuen Anwendungen schreiben, außerdem Security-Experten, die wissen, wie man Zugriffsrechte zuweist und Berechtigungen festlegt, um die Sicherheit der IT-Systeme zu gewährleisten.
  2. Facility Management. Das Gebäudemanagement möchte IoT einsetzen, um die Nutzung der Büroflächen und physischen Betriebsanlagen zu optimieren und neue, auf der jeweiligen Tätigkeit basierende Arbeitsumgebungen für Mitarbeiter zu ermöglichen. Das Internet der Dinge kann heute in Echtzeit Aufschluss darüber geben, wie Personen einen Büroraum nutzen und damit die praktische Raumoptimierung voranbringen. Was ist beispielsweise, wenn durchschnittlich nur vier Personen einen Raum für zehn verwenden? Was, wenn Konferenzräume in der Hälfte der Zeit, die sie reserviert sind, gar nicht genutzt werden? Die IoT-gesteuerten Datenpunkte liefern Erkenntnisse, um die Zuteilung von Räumen sowie intelligente Workflows zu vereinfachen, die Auslastung zu verbessern und durch mehr verfügbaren Raum ein besseres Benutzererlebnis zu schaffen. Hier können Analysten und Data Scientists glänzen, indem sie die Nutzungstrends in Echtzeit überwachen, sodass das Unternehmen agiler auf bevorstehende Ereignisse reagieren kann.
  3. Personalwesen. Personalverantwortliche können ein IoT-fähiges Smart Office nutzen, um die Produktivität und den Einsatz der Mitarbeiter zu verbessern und eine zunehmend agilere Kultur zur Verbesserung der eigenen Wettbewerbsfähigkeit zu fördern. Bei der Rekrutierung von Top-Talenten ist ein Smart Office häufig ein großer Pluspunkt für das Unternehmen. So können beispielsweise IoT/Smart Office-Technologien dazu beitragen, dass Mitarbeiter in einer aktivitätsorientierten Arbeitsumgebung aufblühen. Mit einer freien Platzwahl kann es in und zwischen den Teams viel einfacher zu einer spontanen Zusammenarbeit kommen, wie sie unerlässlich ist, um Innovationen voranzutreiben. Die Personalabteilung wird insbesondere Data Scientists einbeziehen wollen, die ihnen helfen können, effizienter zu rekrutieren, sowie alle neuen Daten zu analysieren, die das Unternehmen generiert. Auf diese Weise kann das Unternehmen sowohl seine Personal- als auch seine Energieressourcen effizienter nutzen.

Das Smart Office bietet einige interessante Produktivitätsverbesserungen, doch müssen die Unternehmen zunächst die Kompetenzen planen und identifizieren, welche die Geschäftsbereiche benötigen, um das Internet der Dinge voranzubringen.

Die Umsetzung des Smart Office hängt von der Fähigkeit eines Unternehmens ab, Menschen mit diesen neuen IoT-basierten Fähigkeiten in den Bereichen Entwicklung, Cloud und Security zu finden und einzustellen.