Robotic Process Automation (RPA) ist die Weiterentwicklung der Business Process Automation (BPA), also der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Im Gegensatz zu BPA kommen bei RPA aber intelligente, selbstlernende Softwaremodule zum Einsatz.

 

Das heißt: Robotic Process Automation ist aktiv, wohingegen Business Process Automation passiv ist. „RPA-Roboter stellen praktisch eine neue Gattung von Büro-Mitarbeitern dar – sozusagen virtuelle Kollegen“, erläutert DXC-Experte Fatmir Kqiku.

 

Ähnlich wie die mechanischen Roboter in der Fertigung, übernehmen inzwischen auch immer häufiger smarte RPA-Roboter ganz normale Büroarbeiten. Meistens handelt es sich dabei um Bots, die in der Lage sind, selbständig Entscheidungen treffen. Angestoßen wird dieser Prozess durch äußere Ereignisse, beispielsweise einen Rechnungseingang oder einen Störfall.

Der Bot beschafft sich dann weitere Informationen innerhalb der IT-Infrastruktur, beispielsweise aus den ERP- oder CRM-Systemen. Das heißt, die Bot-Software kann selbständig Abfragen generieren und „versteht“ im Regelfall auch die gegebenen Antworten. Sollte der Bot das Ergebnis nicht verstehen, fragt er eine menschliche Kollegin oder einen Kollegen. Letzteres macht er so oft, bis ihm klar geworden ist, wie er bestimmte Probleme zu lösen hat –Machine Learning in seiner reinsten Form also.

 

Wenn Roboter Roboter kaufen

DXC hat beispielsweise im Kundenauftrag einen Bot für die Rechnungsabwicklung entwickelt, der 357.000 Rechnungen in über 220 verschiedenen Formaten erkennt, prüft und direkt weiter bearbeitet.

 

„RPA ist eines der wichtigsten Elemente moderner Digitalisierungsstrategien in den Unternehmen. Das ist der Inbegriff von Digitalisierung – nicht der Ausbau des Glasfasernetzes“, verdeutlicht Jürgen Laub, Head of Business Process Automation bei DXC Deutschland.

 

RPA lohnt sich demnach vor allem in den Bereichen Personalwesen, Finanzverwaltung und Einkauf. So lassen sich Bots für die Einführung von neuen Mitarbeitern erstellen, die im individuell angepassten Dialog alles erklären, was im Rahmen des Onboarding-Prozesses wichtig ist. Das entlastet die HR-Abteilung und stellt sicher, dass jeder neue Mitarbeiter die gleichen Informationen erhält und alle Fragen beantwortet werden. Dabei haben RPA-Bots ganz spezielle Vorzüge: Sie vergessen nichts, haben keine Launen und machen keine Fehler.

Hinzu kommt, dass die Bots polyvalent sind. Sie können also beispielsweise sowohl in der Prozesskette der Finanzbuchhaltung, als auch im Einkauf eingesetzt werden. Diese Vorzüge machen sie vor allem interessant, wenn es darum geht „compliant“ zu sein. Was die Qualifikation der Bots angeht, so geht man bei DXC davon aus, dass diese schon bald komplexe Einkaufsentscheidungen völlig autonom treffen werden: „Wir werden bald Roboter haben, die eigenständig Roboter einkaufen“, ist Fatmir Kqiku überzeugt.

 

„Das macht alles schneller und billiger“

Das konkrete Vorgehen bei der Entwicklung eines Bots deckt sich weitestgehend mit dem Schema „normaler“ Softwareprojekte: Zunächst sind die fachspezifischen Anforderungen zu definieren, darauf aufbauend entstehen Software und Schnittstellen. Schließlich wird alles mit geeigneten Use Cases getestet.

Im Falle einer Bot-Entwicklung folgt allerdings ein weiterer Schritt, bei dem die Lernfähigkeit des Bots auf die Probe gestellt wird. Bei DXC legt man besonderen Wert auf die erste Phase, also die Prozessanalyse, denn nicht alle Prozesse sind gleich gut für Robotic Process Automation geeignet: „Früher haben viele teure Berater mit großen Fragebögen umfangreiche Analysen durchgeführt. Wir nutzen die eingesetzten ERP-Anwendungen, wie zum Beispiel SAP, um daran die Prozessabläufe zu erkennen. Das macht alles schneller und billiger“, erläutert Laub. Damit lässt sich die Prozessanalyse in vier bis sechs Wochen abschließen. Die darauf aufbauende Roboterentwicklung und -Programmierung wird damit so weit vereinfacht, dass DXC sie sogar zu Festpreisen anbieten kann.

 

RPA und der „Jobkiller-Mythos“

RPA hat nicht nur technologische und prozessorientierte Komponenten – es hat auch erhebliche Auswirkungen auf die Arbeitsplätze und die Organisation der Arbeit. „Es ist ähnlich wie bei der Einführung der Roboter am Fließband: RPA befreit von ermüdender und stupider Routinearbeit, wodurch sich die Mitarbeiter interessanteren und kreativen Aufgaben widmen können“, erklärt Fatmir Kqiku die Veränderung an den Schreibtischen.

Selbstverständlich sind dafür auch begleitende Maßnahmen, wie spezielle Weiterbildungen notwendig. Bedenken, dass das zu massiven Arbeitsplatzverlusten führen könnte, teilt man bei DXC jedoch nicht. Jürgen Laub kommt auf Grundlage seiner Projekterfahrungen zu einem anderen Urteil: „Überall dort, wo bislang Robotic Process Automation zum Einsatz kommt, gibt es einen immensen Personalmangel, der selbst mit der Einführung von Robotern und der Umschulung der bisherigen Mitarbeiter nicht abgebaut werden